Срокът на годност на документи за персонала - статии за архиви, управление на документи, водене на документацията -
Съществуват строги регулации от страна на законодателството, което осигурява сигурен срок на годност на документи за персонала. Това изискване принуди персонал служба на всяка компания, за да се преодолее изкушението да запазят само най-важните и интересни документи. Но това е само една от крайностите. Налице е обратна поведение, когато служителите на отдел Човешки ресурси в страх от санкции от контролните органи започват да се съхранява на персонала документи с изтекъл срок на годност.
Законът за срока на съхранение на документи за персонала
1. Право "На Архив в България"
Архивен документ - материален носител с фиксирана информация, съдържаща се в него, която има детайли, които позволяват той да бъде идентифициран, и се съхраняват заради важността на тази подкрепа и информация на гражданите, обществото и държавата (параграф 2 на член 3 от Закона за архивите ..).
2. Специални закони
За да се изясни спецификата на съхранение на документи за персонала не са идентифицирани в общия списък, трябва да прочете списъка на ведомствени структури и номенклатури на примерни казуси.
3. Списъкът на характерни административни документи, получени в хода на дейността на държавните органи, органите на местното самоуправление и организации, с посочване на срок на годност
Документът се състои от 12 секции, които отразяват основните насоки за дейността на организациите, и включват документите, произтичащи от стандартната документация (същото за повечето организации) функции по управление - независимо от функционалните особености на компанията, нейната големина и форма на собственост.
Най-често срещаните видове имена на документи са поставени в списъка на въпроси за степента на важност. Статии имат единна непрекъсната номерация. В края на този документ дава насоки за прилагането на списъка.
Срокът на годност на документи за персонала
Срокът на годност на документите, посочени в графика, приложим за всички организации, независимо от това дали са получени документите за съхранение в държавните, общинските архиви или не. Но има и някои разлики.
Временни време за съхранение на документи за персонала са общи за всички организации.
Постоянни на сроковете за съхранение, използвани от държавните и общинските органи, които са признати от придобиване източници. Документите на тези компании идват в архивите по предписания начин.
Организации, които не са за придобиване източници, съхраняване на документи за постоянно у дома, до момента на ликвидация на организацията.
Някои документи (регулаторна и икономически характер на имота и за резултатите от операциите и перспективите на организацията) постоянен срок на годност трябва да се съхраняват в организации, независимо от собствеността, ако документите им не са налични в държавни или общински архивите. Това се дължи на закона и продължително практическо значение на тези документи.
Какво означава това за отбелязване вече не са необходими?
Този знак означава, че документът е само на практическо значение. Ето защо, на срока на годност се определя от самата организация. Въпреки това, той не може да бъде по-малко от една година.
Какво означава това, маркирайте СИП?
СИП - експерт и проверка на Комисията - се появява в списъка на някои видове документи. Това означава, че част от тази документация може да има научна и историческа стойност, и в предвидения за да бъдат прехвърлени на държавата, общинските архиви, или се съхраняват в организацията. Този знак се използва в организации на всички форми на собственост, които са източниците на придобиване на държавни и общински архиви. В допълнение, неправителствени организации сами да извършват постоянно съхранение на документите им.
В съответствие с ал. 3.1 на Ръководството за списъка с приложения за организиране и извършване на работа, за да се определи срок на годност, както и подбора на документи за съхранение и изхвърляне трябва да бъде създаването на комисия от експерти. Нейните членове обикновено включват най-квалифицираните от основните структурни звена, начело с един от най-висши служители на компанията. Член на експертната комисия и става представител на архивната институция (за организации, които са източници на набиране на персонал), като предварително споразумение с него.
Заедно с услугата архив и съхранение на документацията, експертни комисии определят реда на подбор на документите за съхраняване и унищожаване, както и организиране на стойността на разглеждане на документите и наблюдават прилагането му. стойност експертиза - отнася се за изучаване на документите, въз основа на критериите на тяхната стойност, за да се определи срок на годност, както и техния подбор за включване в архивен фонд на Република България (параграф 16 на член 3 от Закона за архивите ..).
Възможно ли е да се намали или да се увеличи срока на годност?
Според стр. 2.11 Насоки за използване на списъка, намаляване на определения списък на забранени периоди на съхранение. Увеличението на документи за персонала срок на годност е възможно в случаите, когато това се дължи на спецификата на дейността на организациите.
Възможно ли е в някои случаи да унищожи документи преди изтичане на срока на годност?
Унищожаване на документи, без предварителното съгласие на компетентния орган запаси постоянно съхранение на документи, архивни (за организации предават документи на държавните и общинските архиви), както и нарушение на времето за съхранение на документи е незаконно и се наказва, както е предвидено по закон (ал. 3.11 от Ръководството за списъка с приложения).
Каква отговорност е предвидена за нарушение на правилата на срока на годност на документи за персонала?
В съответствие с чл. 27 от Закона за архивите, юридически лица, както и на оправомощените лица и граждани, които са признати за виновни в нарушаване на законодателството в областта на архивите трябва да носи административна, гражданска и наказателна отговорност, както е предвидено от законодателството на Руската федерация.
В чл. България 13.20 Кодекса за административните нарушения за нарушаване на правилата за съхранение, придобиване, счетоводство и използване на архивни документи трябва да бъде предупреждение или налагане на административна глоба в размер от 100 до 300 рубли. на гражданите и от 300 до 500 рубли. на длъжностни лица.
Изключение има по чл. 13.25 от Административнопроцесуалния кодекс, според който неизпълнението на акционерно дружество, професионален участник на пазара на ценни книжа, на дружеството за управление на инвестиционни фондове на акционерни, взаимните фондове и частния пенсионен фонд или специализиран депозитар на инвестиционни фондове на акционерни, взаимен инвестиционен фонд или задължението частен пенсионен фонд, за да се запазят документите, които се предоставят от законодателство в областта на акционерните дружества, Закона за пазарите на ценни книжа, инвестиционен Pho редове и приети в съответствие с него нормативни правни актове и притежаването на които е задължително, както и нарушаването на установения ред и условията на съхранение на тези документи, наказуеми с административно наказание глоба от 2500 до 5000 рубли. за длъжностни лица и 200 хиляди. до 300 хиляди. рубли за юридически лица.