Канцеларската работа през първите месеци на годината работата

По-рано тази година, министърът трябва да е активна в няколко направления: за провеждане на текущата работа, за да обобщим изминалата година и планиране на дейностите (и техните колеги) в продължение на няколко месеца по-рано. Нещо може да пропуснете ...

Нека започнем с трупи

Година след година, реалното един и същ въпрос: дали да се правят нови трупи трябва да се документира, или можете да запазите старите? Отговор: нужда. Номерация в новите списания започват с номер 1, дори ако няколко документи са били регистрирани в списание миналата година. Стари списания задължително да са "близки" (повече за това по-късно).

Започване на нов регистрационен формуляр, трябва да имате в първия работен ден на годината.

След ще бъде създадена необходимата форма за регистрация и работа в края на дългите празници тече с нормална скорост, ще трябва да се направи при планирането на дейността си за следващата година.

Планови документи за управление на документите се отнася главно до архивните дейности, т.е. От нейните процеси, които изискват участието на колеги от други отдели.

Първият документ, който трябва да бъде изготвен, - план за стойността на разглеждане на документи (ЕО) (Пример 1). Спомнете си: целта на ЕК - последователно преглеждат документите с изтекъл срок на годност на структурни звена и определи да бъдат унищожени, както и тези, чиито срок на годност се удължава. При планиране е важно да се има предвид, че отговаря за документи в подразделения ще отнеме известно време, за да подготви документите за проверка.

След приключване на стойността на разглеждане на документи ще, от една страна, набор от документи, които трябва да бъдат унищожени, а останалите - неща, които трябва да бъдат предприети за архива. Той също така не се откаже от плана за работа: ние сме отговорни за водене на документацията трябва да е време, за да се подготви делото за предаване, който отговаря за архива - за обработка на входящи документи и съдействие на колеги от други отдели (Пример 2).

Дати в плановете е по-добре да се уточни периоди (вж. Примери 1 и 2), за да се предотврати тяхното неизпълнение, ако някой от членовете на експертната комисия ще трябва спешно да се заемат основната им работа.

Планове за разглеждането на стойността на документите и за прехвърляне на документи в архива са съгласувани с всички съответни длъжностни лица и одобрени от главата или на главния ръководител на процесите за управление на записи на.

"Close" миналата година

• Трупи. "Закриване" означава трупи:

1. създаване на крайния запис;
2. списание пространство за съхранение.

Крайният Вписването се извършва по същия начин, независимо от това дали в хартиен или електронен носител се проведе списание. Неговата цел - да улови, колко документи са били регистрирани през изминалата година списанието.

Ето някои примери за крайните записи в различни регистрация списания, като се започне с най-простите в списанието на регистрация на входящи документи и завършва разположени в списанието на регистрация поща.

Общо: 53 276 входящи документи.

Общо регистрирани: 4789 административни документи, включително:
Поръчки за основната дейност - 1753;
поръчки - 3036.

Изчезна без обяснение 16 позиции (15 - PR 1 - EP).

След като създадете сумарните трупи, поставени на склад. списания на хартия, за да преминат на архива е твърде рано - много от тях са най-вероятно няма да бъде необходимо още време през следващите месеци.

Електронни дневници до окончателното записване се препоръчва за защита на паролата от неупълномощени промени, както и да ги копирате на външен носител. Можете да го оставите в себе си или да даде на архива - в зависимост от вътрешните правила на организацията.

Печат на електронни дневници не са необходими. Това е пълен електронен документ *. не е необходимо да го преведе на вида на хартията.

• Гамата от случаите. "Закриване" номенклатура на нещата предполага:

1. попълване една трета от колона "Брой теми";
2. създаването на крайния запис.

Колона "Брой на артикули," пълни ръчно в този случай случаи номенклатура (Пример 3).

След определяне на окончателния размер на запис в номенклатурата на публицистични елементи създадени. За да се запълни, е необходимо да се преброят на институции през последната година, случаи на срок на годност: отделни постоянни, временни (над 10 години) и временно (на 10 години), включително. Отделно също се считат за къса и случаи с белег на СИП.

Броене трябва да се направи. отколкото единица за съхранение посочено по-горе в номенклатурата на делата.

Попълване на последната колона на номенклатурата окончателното записване на нещата, съдържащ броя на случаите "с марка на СИП", обикновено се поставят въпроси, въпреки че няма нищо сложно за него. Тайнственият "EPC" означава "експерт-скрининг комисия". Ако организацията е източник на Държавен архив на придобиване, тази комисия работи с архива. Ако не, то е известно някой да отговаря за съхранението на документи на лицето, на експертната комисия на организацията - група от компетентни служители, които вземат решение да унищожат документи или удължаване на срока на съхранение след изтекъл срокът поставените регламентите на. Ако организацията не е източник на придобиване на държавните архиви и работят експертна комисия, това резюме графика запис ще се нарича "маркиран ЕО."

Резултатите от изчисленията се въвеждат ръчно в крайния записа (пример 4).

Остава да се намери всичко

Когато всички "затваряне" на записа ще се състои, е необходимо да се сумира окончателните резултати и да се направи количествена изявление относно обемите на документи.

Кой и какво прави той? На първо място - да секретарка или чиновнически работник. Той трябва да знае колко от нея документи за ареста. Това не само ще компетентно за изграждане на потока от документи, но може да окаже влияние върху политиката за човешки ресурси на организацията, което е особено важно за компаниите, в които документите е секретар на главата. Като данните за обема на документ, можете да се изчисли броят на работниците, необходими за неговото управление, и безопасно да отидете на главата с искане за асистенти.

В допълнение, обемът на документ може да бъде от интерес и доведе организацията при изготвянето на годишни доклади до бизнес собственици. И накрая, тази информация е полезна за оптимизиране на бизнес процесите на организацията, за различни дейности по оценяване и в много други случаи.

Доклад относно обема на документи се извършва в свободна форма, въз основа на характеристиките на организацията и информацията, която компилаторът на доклада иска да получи (пример 5).

Ако е необходимо, подобен доклад се придружава от аналитичен бележка.

Разгледахме основните дейности, които секретарка или чиновник трябва да се проведат през първите месеци на годината, работещи в предучилищна възраст. Очевидно е, че това е доста зает период, което изисква повишено внимание и способността да превключвате от един процес към друг. Способността да се планира работата си и да се сумират резултатите - ключът към успешните операции през цялата година.

EN Kozhanova, специалист по предучилищно и HR аутсорсинг