Как да се поддържа регистър на договорите, списание абонати въпроси "Секретар и препратката
Как да се съхраняват данни за договори и допълнителни споразумения към тях? Особено, ако договорът е за една година, както и допълнителни споразумения към него - за следващите години. Какви са правилата на доставка на тези документи на архива?
Ако сте водене договори ръка, единственият начин да се отчитат - това е запазване на двата регистрация и регистрацията на форми (две списания и два файлови пакети): една - за сметка (регистрация) от Договора, а другият - за допълнителни споразумения към договорите.
В регистъра на допълнителните споразумения да бъдат граф «№ и дата на договора", за да бъде в състояние да чрез формулярите за регистрация и регистрацията на изравнителен допълнително споразумение към договора.
Експертни акции важна информация за доклада за разход в материала на връзката.
Тя е много по-лесно да се поддържа записи (регистрация) договори и допълнителни споразумения към тях по автоматизиран начин. Ако не можете да използвате този специален софтуер, можете да направите своя собствена електронно списание, например в Excel. В този случай, в списанието могат да водят документация за това как договори и допълнителни споразумения. Под линия, която включва информация за договора, когато първият допълнителното споразумение ще трябва да вмъкнете нов ред, а се предоставя информация относно споразумението. Ето един пример фрагмент за регистрация и отчитане на договорите за списание за труд и споразумения за изменения на трудови договори, които се поддържат в електронна форма:
дата трудов договор
При завършване (изпълнение или прекратяване) на договора, можете да изрежете всички линии електронно списание, отнасящи се към договора и да се премести в раздела за завършени договори, които могат да бъдат в началото на списанието, или, напротив, в края на списанието. В допълнение, информация за завършени договори могат да бъдат идентифицирани чрез цвят.
Ако говорим за правилата на договорите за пренос на по преписката, тогава вие трябва да знаете за всички договори, във въпросните граждански договори за по-голямата част имат срок на съхранение от 5 години (след изпълнение на договора), както и архива имаме, както знаете, се предават единствено документи, които имат срок на годност на над 10 години. От това следва, че по-голямата част от гражданско-правен споразумения (за покупка и продажба на договора, комисионни, доставка и др ..), за да архива няма да падне, те се съхраняват в структурните подразделения на организацията и след период на съхранение, определен за унищожаване.
Дори и ако организацията ви е в архивите на Организацията, се депозира при документите, които имат срок на годност до 10 години (това може да бъде, особено в търговско организация, където големи обеми от договорни и първични счетоводни книги и записи), в архив такива документи, предадени в съответствие с номенклатурата на нещата в формата, в която те са се образували в документацията.
Ако ние говорим за трудови договори, те имат срок на годност от 75 години, СИП, така че трябва да се съхранява в архива.
Трудовите договори или са включени в личните си файлове (ако вашата организация, проведено на работниците лични дела), които също имат срок на годност от 75 години, EPA, или оформени като отделен бизнес "трудови договори с работници и служители." Договори за работа на съкратените работници са отстранени от случая и да се премести в по въпроса, "Трудовите договори на съкратените работници", която ежегодно се генерират в офиса на персонала и е архив на документацията на персонал.
Ако вашата организация има своя архив, завършили дела в архива на организацията препоръчително да се прехвърли веднага след края на календарната година, в която са образувани делата, а не по-рано от една година и не по-късно от три години, тъй като в този период, което вероятно се отнася документи. Случаи, които имат срок на годност от над 10 години, прехвърлени в архивите на материалните запаси работи. Инвентаризация изготвен отделно на: случай на постоянно съхранение, временно предприятие (над 10 години) на съхранение, в допълнение към персонала, а по случая на персонал.