10 съвета за успешно събитие

На основните точки, по които трябва да се обърне внимание на организатора на събитието, каза Ирина Прокофиев, оперативен мениджър на ЕС програма и Източно партньорство "Културата и творчеството."

Когато се готви първата си събитие, аз бях казал за забавна правило "Duck Face" (Face правилото за патица). Това означава, че трябва да сте навън тих и спокоен. Всъщност, може активно да гребе крака под водата, за да се задържи на повърхността, но никой не трябва да знае за това. Досега, аз мисля, че е най-ценното правило.

организиране на събития - не е лесна задача, но мога да се идентифицират 10 ключови точки, които трябва да се отбележи, че всичко е минало добре.

1. Определете целите и формат.

Изглежда очевидно, но този въпрос трябва да се подхожда критично. Посочете с цел най-точно, което искате да предадат знанията на участниците, да благодаря на партньорите, за да съберат пари за даден проект или да достави гости естетическо удоволствие? Отговорът ще зависи от формата на събитието: концепцията, времето и продължителността на, ролята на екипа, зала декорация, храна и звука.

Опитайте се да не се тревожете за традиционните формати. Обърнете внимание на "(не) конференция" формат "pechakucha" на формиат TED, тематични закуски, онлайн събития, събития на открито. Основното нещо е, че форматът е допринесла за целта на събитието.

2. Обърнете внимание на планирането.

3. Уверете се, с ограничен бюджет, като се вземат предвид непредвидени ситуации.

Погледнете списъка на своите цели и да ги отрази в бюджета. Важно е да се мисли за резерва, в случай на извънредни ситуации. Например, в моя опит това е случаят, когато в деня на външните събития, изведнъж започна да вали. Аз трябваше да бързо да промените местоположението и транспортиране на цялото оборудване и обзавеждане. Подобна ситуация е по-добре да се мисли предварително и да се подготвят за това финансово.

Освен това, можете да използвате този бюджет шаблон, и можете да се адаптира или да излезе с вашите собствени.

Опитайте се да изненада хората и да се създаде уау-ефект, надхвърля очакванията им в най-обикновените неща. Това е, което създава атмосфера на събитието.

Винаги проверявайте местоположението лично на сцената на своя избор. В най-неочакван момент, може да откриете, че в климатика на стаята не работи, няма тоалетна за хора със специални нужди или на ширината на отвора, не позволява да се поставят съоръжения вътре. Следователно, тези моменти Тествайте предварително.

След като се проведе конференция за 50 участници, както и един час след собственика на помещенията ни помоли да напусне без обяснение. В резултат на това ние прекарахме часове обучение с участниците в парка наблизо, все още не сме намерили нови помещения. Изглежда, че с вас такава ситуация няма да се случи, но то винаги е по-добре да има план "Б".

6. Разпространение на зоната за отговорност.

Много е важно да се разпределят задачите между членовете на екипа, не само в подготвителната фаза, но също така и по време на събитието. Спред отговорността на хората в зоните. Например, някой отговорен за зоната за регистрация, някои от заседанието на високоговорителите, някои техники за някой, за приготвяне на храна, някой за взаимодействие с медиите и т.н. Всеки трябва да има своя собствена зона, която искате да контролирате всички на събитието.

Дайте на целия екип на документ с разделението на отговорностите, така че всеки да знае кого да се свържете с всеки въпрос.

Не подценявайте, необходими за успешното популяризиране на събитието време. Вид на събитието, неговите целева аудитория, вътрешни ресурси и бюджет ще определят своя маркетингов подход. Изборът медийни партньори, се фокусира върху тези, които го свързват с вашата аудитория. По-добре е да има някои партньори, но целта, отколкото да се говори за едно събитие за всички.

Важно е също така да се създаде едно ключово послание, което ще се излъчва по всички канали. Уверете се, че това кратко и точно предава идеята на събитието, за да си аудитория.

8. Обърнете внимание на услугата.

Уверете се, че вашият екип да следват правилата на "Duck Face". Бъдете приятелски с всички участници, високоговорители и партньори. Опитайте се да решим техния проблем или въпрос и да отговори на очакванията, дори ако се чувствате уморени и имате всичко върви по план. В крайна сметка, хората ще си спомнят как точно те са били обработени и как атмосфера, създадена, а не това, което говорителя каза от сцената.

9. Направете последна проверка на деня преди събитието.

Можете да направите подобни контролни списъци и да проверите наличността в деня на събитието: всичко си е на мястото, всичко работи, всичко върви по график.

Не забравяйте да отпечатате програмата на събитието, то ще позволи всички членове на екипа и доброволци. Информирайте всички основни номерата за контакт, за да комуникират един с друг или в случай на извънредна ситуация.

10. Запитване за обратна връзка.

Каквато и да е събитие, на което не са организирани, да бъдем оптимисти и да не се страхува от изненади, а ако си събитие ще бъде успех!