EPA, че тя
1.1.3. Съхранение на документи
За някои видове документи, обикновено се изброят, заедно с посочване на срока на годност на документи подпечатани с "EPA". Това означава, че някои от тези документи могат да имат научна и историческа стойност и трябва да бъде оставен за постоянно съхранение в предприятието или прехвърлени към държавните и общинските архиви. Тази марка е предназначен за използване от организациите на всички форми на собственост, които са източници на придобиване на държавни и общински архиви. Съкращението "EPC" - е прожекцията на експерт-тяло на архивно комисия, която взема окончателното решение за приемане на документи за държавна съхранение или унищожаване.
За организацията на работа за разглеждане на стойността на документите и за вземане на решения относно подбора на документи за постоянно или временно съхранение и унищожаване на документи с изтекъл срок на годност в предприятието, за да се създаде постоянна комисия от експерти. който е консултативен орган към ръководството. Неговите решения са отразени в протокола и актове за унищожаване на документи и влизат в сила след одобрение от ръководителя на предприятието. Документите, които не трябва да бъдат получени в общинските и държавните архиви, и след като е изтекъл срок на годност в офиса на персонала на предприятието, трябва да бъдат унищожени без съгласието на архивните власти.
собственик на дружеството е длъжно да осигури съхраняването на документи, класифицирани от Федералния архив на Република България към състава на архивен фонд на Руската федерация.
Преди обработката работи обръща внимание на точността на документи и пълнотата на техния състав, т.е.. Е. предмет на проверка на административни документи, наличието на всички необходими подробности (дати, цифри, подписи). При липса на оригиналните документи се заменят с заверени копия.
Дългосрочно съхранение на архивите включва съхраняване в продължение на 10 (или повече) години. Това включва следните документи на персонал:
• заповеди (разпореждания) на персонал;
• карта за счетоводни персонал;
• лични сметки на заплатите на работниците и служителите;
• непотърсени лични документи от служители (трудови книжки, удостоверения, разрешителни и др.);
• Актовете на инциденти, свързани с изпълнението на служебните задължения на заетост договори, които не са включени в личните дела;
• отчетни карти или дрехи опасни професии.
• систематизиране на документите по делото;
• подаване или покриване на случая;
• Подготовка лист - свидетел по делото;
• ако е необходимо - изготвянето на опис на вътрешни документи.
Делата се формира от години (с изключение на лични въпроси), документи, свързани kodnomu предмет са групирани заедно. Дело в състава му не трябва да съдържа повече от 250 листа с дебелина не повече от 4 cm.
Поръчки, инструкции и други документи, административен персонал в случая са образувани в рамките на същата календарна година, във възходящ ред на номерата им в хронологичен ред (с начало в случай номера на поръчката 1) и свързаните с тях приложения. Документи в личните файлове се намират, тъй като те са получили. По азбучен ред на фамилните имена формира лични карти. трудови договори (споразумения), отчетни карти, снаряжение опасни професии.
делото документи се подават, се преплитат в четири пункция груб конец, така че текстът гласи свободно. Непотърсени лични документи (сертификати, документи за заетост, военни карти и т.н.) са пуснати в един плик, който се подава в случая и дава допълнителна инвентаризация с независима номерация.
В началото на всеки отделен случай се поставя лист хартия, в крайна сметка, делото на лист-свидетел, в които с думи и цифри показват броя на номерирани листове в случай, наличието на липсващи и коригирани цифри, броя на страниците на вътрешния инвентар на случая. Всички случаи Sheets (с изключение на лист-свидетел и вътрешен опис) са номерирани с арабски цифри в черен молив в горния десен ъгъл на свободен текст на място. Отделно номерирани листове вътрешни документи инвентаризация.
Case Cover се извършва в съответствие с правилата на архивите на организации и съдържа следните данни:
• наименование на организацията (пълно и съкратено), който компанията е по време на създаването на работни документи;
• името структурното звено (завършване);
• Качество Index (според номенклатурата от случаите);
• периода, за който на бизнес документи;
• броят на листа в (прехвърлена от свидетел плоча на случая);
• срок на годност на делото;
• архив шифър случай, който включва номера на фонд, инвентарен номер, номера на делото, номера на клетката.
Ако предприятието не е източник на придобиване на архивното институция, номерът на склад се определя в съответствие със списъка, съставен от базата данни на дружеството фондове и счетоводство, която е основният документ (в случая на две или повече фондове).
инвентарен номер се определя в архива на организацията лист Foundation (което също е първичен счетоводен документ архив). Номер на досието съответства на броя на бизнес инвентара. брой кутия се определя на формирането на кашони в брутния начин в края на краищата работата по оптимизиране на документи за персонала, и одобряване на материалните запаси до документи на персонала.
Архивни шифри пуснати за първи път молива и след делата в годишния консолидиран описи прегради въпроси по отношение на персонала, одобрени от експертната комисия на предприятието (или на съответния архивен фонд) - мастило или мастило.
Корица случаи, посочени архивите на предприятието, трябва да се направят без грешки и корекции, ясен, четлив почерк, могат да бъдат маркирани директно върху твърдия капак с черно мастило.
В случай на ликвидация на документи на предприятието на персонала се прехвърлят на приобретателя, при липса на такива, в по-високата организация или орган. Ако наследници или майки организации (агенции) не са на разположение, за създаването на Федерална архивна служба на прилагане на мерки за гарантиране на сигурността на тези документи. Отговорност за небрежност, невнимание или умишлено унищожаване на историческа информация, предоставена от Наказателния кодекс. Тя носи на работника на обслужване на персонала, надарен с организационни и административни функции, както и ръководителят на фирмата или лицето, отговорно за безопасността на всички фирмени документи.